E-mail, como usar corretamente

Andréa Piscitelli, professora da Pós-Graduação da Faap (Fundação Armando Álvares Penteado) e do MBA do varejo da FIA (Faculdade Interação Americana), enumera os erros mais comuns no envio de e-mails. Confira quais são e como evitá-los. Além da objetividade, é preciso deixar claro dentro de que prazo se espera uma resposta. Formais demais e poucos objetivos. Ou muito informais, traduzindo a linguagem falada para a escrita. Esses são os principais problemas na redação dos e-mails trocados entre colegas de trabalho ou de empresas. A informação é da consultora

1- Pouca objetividade
A finalidade do e-mail deve estar clara desde o assunto da mensagem. Pense o que deve ser dito, que detalhes são imprescindíveis para o entendimento do pedido ou resposta e pronto. Se a mensagem precisar ser muito longa, talvez seja melhor uma conversa telefônica, que depois pode ser 'oficializada' por e-mail. Se o assunto for longo, evite parágrafos grandes e divida-os em tópicos de fácil leitura.

2- Excesso de informalidade na escrita
A rapidez e agilidade inerentes à comunicação por e-mail não justificam informalidade. O erro mais comum é abreviar palavras, como se tornou usual nos programas de comunicação rápida como MSN, Skype. Para evitar, lembre-se: não importa que tipo de comunicação está sendo feita e, sim, quem irá receber a mensagem. Também é necessário acentuar as palavras e, agora, de acordo com as novas regras ortográficas.

3- Escrever em letra maiúscula ou em negrito
Denota falta de educação. Caso faça parte da formatação dos tópicos explicados no e-mail, tudo bem. Mas jamais responda um e-mail escrevendo com letra maiúscula. Nem quando a conversa empaca. Se isso acontecer, passe a mão no telefone e explique o assunto.

4- Não informar o prazo
Além da objetividade ao explicar o assunto, é preciso deixar claro dentro de que prazo se espera uma resposta. Na comunicação via e-mail, espera-se que a resposta seja imediata, mas essa pode não ser a dinâmica da outra empresa ou talvez sua demanda pode não ser entendida como urgente.

5- Responder com cópia para todos sem necessidade
Nem sempre quando uma mensagem é enviada a um grupo, é necessário acompanhar as respostas também em grupo. Principalmente, quando as respostas são apenas para confirmar o recebimento do e-mail, informar entendimento da mensagem, ou seja, o famoso 'ok'.